Warsztaty managerskie dla kierowników, mistrzów, brygadzistów

„Gdybym miał w ciągu godziny podjąć decyzję i miałbym na to jedną godzinę, to przez 40 minut badałbym problem, przez 15 minut sprawdzałbym, czy to dobrze zrobiłem i w ciągu 5 minut podjąłbym decyzję.”

Albert Einstein

Najtrudniejsza sytuacja zawodowa dotyczy osób piastujących stanowiska kierownicze na tzw. średnim poziomie zarządzania. Począwszy od liderów obszarów, brygadzistów i mistrzów oraz kierowników liniowych, kierowników działów i kierowników procesów wszyscy codziennie poddawani są presji czasu i oceny. Ocena wystawiana jest zarówno przez przełożonych jak i przez podwładnych co oznacza, iż kadra ta jest w przysłowiowej pozycji pomiędzy „młotem i kowadłem”. Szybkość podejmowania trafnych decyzji oraz zdolność do rozwiązywania problemów natury merytorycznej i psychologicznej są dla nich kluczem do dalszego rozwoju i awansu.

Podczas szkolenia poszukamy odpowiedzi na pytania:

– jak uniknąć pułapek decyzyjnych i w sposób twórczy rozwiązywać problemy?

– jak podejmować decyzje w sytuacji niepewności i braku informacji?

– jak włączyć zespół w proces podejmowania decyzji?

– jak zespół może wspierać a kiedy przeszkadza w procesie rozwiązywania problemów?

– jak zapobiegać i rozwiązywać konflikty w zespole?

Cele szkolenia

– przekazanie wiedzy z zakresu uwarunkowań twórczego myślenia, podejmowania decyzji, zasad ustalania celów i sporządzania planów oraz rozwiązywania problemów,

– nabycie umiejętności racjonalnego podejmowania decyzji,

– wykształcenie umiejętności poprawnego ustalania celów i sporządzania planów,

– trening umiejętności prawidłowej analizy problemów i skutecznego ich rozwiązywania,

– zdobycie wiedzy i umiejętności w zakresie efektywnych metod zarządzania konfliktem.

Profil uczestnika

Program warsztatu skierowany jest do liderów chcących rozwijać swoją sprawność w zakresie podejmowania decyzji i kreatywnego rozwiązywania problemów oraz optymalnego wykorzystania potencjału zespołu. Zajęcia skoncentrowane są na praktycznych  zagadnieniach opartych na ćwiczeniach i zadaniach indywidualnych i zespołowych.

Metody szkolenia

Warsztaty realizowane są z zastosowaniem metod interaktywnych. Prowadzący włącza uczestników do aktywnego udziału poprzez stosowania takich metod jak:

– mini prezentacje + dyskusja moderowana,

– praca na materiale szkoleniowym – indywidualnie i w podzespołach,

– gry symulacyjne i fabularyzowane,

– ćwiczenia i testy z wnioskami na forum,

– scenki sytuacyjne i studium przypadku – praktyczne przykłady z udziałem uczestników,

– test psychologiczny – autoanaliza.

Czas trwania

16 godzin dydaktycznych – 2 dni

Program szkolenia

Dzień I

1. Wprowadzenie, poznajmy się, cele warsztatu i zasady pracy:

      – poziom percepcji a zdolność podejmowania decyzji – mini trening umiejętności postrzegania,

      – umowa czyli kontrakt – jak zadbać o zaangażowanie zespołu?

2. Kluczowe role lidera zespołu  – autoanaliza SWOT:

      – ustalanie celów i planowanie,

      – rekrutacja i selekcja,

      – organizacja pracy,

      – przewodzenie i motywowanie,

      – kontrola i ocena pracy oraz…,

      – podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów.

3. Pięć obszarów inteligencji – jak rozwijać efektywność pracy lidera i stać się Autorytetem?

      – inteligencja abstrakcyjna,

      – inteligencja werbalna,

      – inteligencja emocjonalna,

      – inteligencja społeczna,

      – inteligencja twórcza.

4. Efektywna komunikacja jako filary podejmowania prawidłowych decyzji i rozwiązywania problemów:

      – jak zbierać informacje i podejmować trafne decyzje – zadanie symulacyjne,

      – postawa i nastawienie lidera – indywidualny współczynnik efektywności – autotest,

      – inteligencja emocjonalna – test i wnioski do twórczej pracy.

5. Bariery i warunki twórczego myślenia w organizacji:

      – gra symulacyjna „Najwyższa konstrukcja”,

      – kultura pracy „Bez winy”,

      – jak z myślenia „Nie da się?” przejść na myślenie zespołowe: „Jak to wykonać?”.

6. Kreatywność w pracy decyzyjnego lidera:

      – co to jest kreatywność?

      – jak łamać stereotypy w myśleniu?

      – „Rozgrzewka dla umysłu” – zdania indywidualne i zespołowe w kreatywnym myśleniu.

7. Podejmowanie decyzji

      – definicje i nasze postrzeganie podejmowania decyzji w rzeczywistości zawodowej,

      – proces podejmowania decyzji i etapy,

      – racjonalność decyzji w środowisku zawodowym,

      – rodzaje decyzji, które na co dzień podejmuje lider w środowisku zawodowym.

8. Podejmowanie decyzji indywidualnie czy zespołowo?

      – cechy osobowe decydenta a zdolność do podejmowania decyzji,

      – indywidualny styl podejmowania decyzji – test psychologiczny – autodiagnoza,

      – warunki podejmowania decyzji indywidualnych i zespołowych,

      – najczęściej popełniane błędy w podejmowaniu decyzji.

Dzień II

1. Ustalanie celów i planowanie:

      – cele SMART czyli?

      – sztuka ustalania priorytetów – matryca Eisenhowera,

      – zasady planowania,

      – wybrane Systemy Zarządzania Czasem – czyli jak pracować systematycznie i prawidłowo podejmować decyzje?

2. Kreatywne rozwiązywanie problemów:

      – analiza problemu – co zrobić gdy go nie widzimy?

      – marnotrawstwo 7+2 typy strat,

      – „Centralna sortownia” – zadanie symulacyjne – wnioski na forum.

3. Indywidualne i grupowe techniki analizy problemów – ćwiczenia:

      – dyskusja moderowana,

      – burza mózgów,

      – mapy myśli,

      – tablice problemów,

      – kwiat lotosu,

      – asocjogram.

4. Narzędzia do rozwiązywania problemów wg metodologii LEAN – ćwiczenia:

      – drzewo przyczyn,

      – 5 x dlaczego?

      – analiza 5W 1H,

      – diagram Ishikawy,

      – „Matryca 9”,

      – plan działań i monitoring realizacji.

5. Czy konflikt = problem?

      – „Ściana płaczu” zadanie zespołowe,

      – konflikty jako źródło rozwoju zespołu,

      – rodzaje konfliktów,

      – geneza sytuacji konfliktowych,

      – najczęstsze metody rozwiązywania konfliktów,

      – 6 kroków wg Gordona,

      – profilaktyka czyli jak zapobiegać sytuacjom konfliktowym.

6. Interpersonalne techniki wpływu w sytuacjach konfliktowych:

      – techniki stawiania granic i egzekwowania konsekwencji – czyli jak być konsekwentnym i uczyć podwładnych odpowiedzialności,

      – teoria małp Onkena – jak uczyć podwładnych samodzielności w podejmowaniu decyzji,

      – „Z życia kierownika” – scenki sytuacyjne i studium przypadków.

7. Podsumowanie:

      – plan działania,

      – ankiety oceny,

      – certyfikaty.

METODY PROWADZENIA WARSZTATÓW:

Szkolenie prowadzone jest metodami warsztatowymi z wykorzystaniem takich form jak:

• Zasada 20% teoria 80% praktyka
• Gry symulacyjne i fabularyzowane
• Studium przypadku
• Scenki sytuacyjne
• Testy i ankiety psychologiczne
• Prezentacja MM
• Dyskusja moderowana i praca w podzespołach
• Praca na materiale szkoleniowym
• Ćwiczenia z wykorzystaniem materiałów z codziennej pracy uczestników
• Praca z kamerą

Zajęcia prowadzone są w formie warsztatowej MMM (maximum wiedzy, maximum umiejętności, maximum swobodnej wymiany doświadczeń i dobrych przykładów z rynku). Omawiane zagadnienia poparte są prezentacjami multimedialnymi i ćwiczeniami doskonalącymi wybrane umiejętności. Metody wyszczególnione: wykład, grupy zadaniowe, symulacje, odgrywanie ról, case study, buzz, handout, pokazy audiowizualne, testy.

WYKŁADOWCĄ NA SZKOLENIU BĘDZIE:

Trener, Konsultant, Coach wspierający procesy wdrażania koncepcji LEAN Manufacturing w firmach produkcyjnych, a także rozwoju kompetencji menedżerskich kadry kierowniczej średniego i niższego szczebla oraz umiejętności osobistych pracowników w środowisku LEAN. Posiada 17 letnie doświadczenie trenerskie, a od 10 lat jego aktywność koncentruje się na szkoleniach skierowanych do firm produkcyjnych. Jest audytorem w projektach rozwojowych na etapie wdrożeń kontroli i oceny.

Wypracował autorskie rozwiązania i opracował szkolenia mające na celu podniesienie standardów komunikacji w środowisku produkcyjnym, wzrost efektywności zarządzania zespołami dla kierowników, brygadzistów, liderów, mistrzów.

Prowadzi szkolenia wspierające wdrażanie idei LEAN:

• Warsztaty liderskie dla mistrzów, brygadzistów liderów obszarów produkcyjnych.
• Podstawy komunikacji interpersonalnej w środowisku LEAN.
• Zarządzanie zespołem produkcyjnym w środowisku LEAN – warsztaty kierownicze.
• Motywacja do zmian w LEAN.
• 5S Przygotowanie do wdrożenia.
• Pracownicze Programy Pomysłów – jak angażować do innowacyjności?
• Sztuka udzielania instruktarzu wg metodologii TWI.
• Podstawowe narzędzia do rozwiązywania problemów wg LEAN.
• Trening Trenera KAIZEN.

Przeszkolił liderów takich firm jak:

Enersys Sp. z o.o., CNH Holland Sp. z o.o., AMCOR Sp. z o.o., NESTLE Pacyfic SA, MRR Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, Cenos SA., Danfoss, Wilbo – Neptun SA., Młyny i Spichlerze Gdańskie Sp. z o.o., ARiMR Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, Warkom Sp. z o.o., ENERGA Obsługa Klienta, Lotos Serwis Sp. z o.o., LOTOS Biuro Kontraktacji, Radmor SA., NordGlass, Philips Polska, „Herbapol – Lublin” S. A., Weyerhaeuser Poland Sp. z o.o., Jakob Hatteland Computer” Sp. z o.o., Visscher-Caravelle Poland Sp. z o.o., Frosta Sp. z o.o., SE Bordnetze Polska Sp. z o., AIC S.A. Produkcja wymienników ciepła, Faurecia Wałbrzych Sp. z o.o., Ministerstwo Obrony Narodowej, PFRON o/Gdańsk, Sąd Rejonowy w Gorzowie Wielkopolskim i in.

Polecana lektura:

Cztery typy problemów i sposoby ich rozwiązywania

Gdy twoim jedynym narzędziem jest młotek,

wszystko zaczyna ci przypominać gwoździe.

[Abraham Maslow]

Typowy problem z rozwiązywaniem problemów można celnie uchwycić, parafrazując regułę młotka Abrahama Maslowa: nie każde wyzwanie biznesowe jest jak gwóźdź, lecz firmy wciąż sięgają po ten sam stary młotek. Innymi słowy, problem z rozwiązywaniem problemów polega na tym, że często faworyzujemy jedną znaną nam metodę w celu rozwiązania wszystkich problemów, również tych, dla których istnieją znacznie lepsze metody.

Cztery typy problemów i sposoby ich rozwiązywania to nowa książka w ofercie Wydawnictwa Lean Enterprise Institute Polska. Podpowiada, w jaki sposób uniknąć pułapki „gwoździa i młotka” dzięki umiejętności rozpoznania czterech zasadniczych typów problemów i zastosowania odpowiednich rozwiązań.

Stając w obliczu problemów, wielu kierowników i liderów niemal mechanicznie sięga po znane standardowe metody ich rozwiązywania. Czasem dochodzi przy tym do niepotrzebnych starć, frustracji i opóźnień, a samo rozwiązanie bywa nieskuteczne. W rzeczywistości gdy w grę wchodzą problemy natury biznesowej, jedna czy nawet dwie metody nie zadziałają we wszystkich sytuacjach.

Niektóre sytuacje wymagają natychmiastowej reakcji, aby „zatrzymać krwotok”, a inne trwającej niekiedy długo analitycznej metodyki, która umożliwi dotarcie do głębiej leżących problemów i przyczyn źródłowych. Ponadto mamy też do czynienia z problemami wymagającymi wyższego poziomu kreatywności i wdrożenia innowacji, aby osiągnąć nowe lepsze stany docelowe albo dokonać przełomów.

Jednak menedżerowie, a także całe zespoły mają tendencję skupiać się na jednej czy dwóch ulubionych technikach rozwiązywania problemów spośród wielu dostępnych – a jest z czego wybierać: burza mózgów, diagram rybiej ości, analiza rodzajów i skutków uszkodzeń (FMEA), mapowanie strumienia wartości, warsztaty kaizen, planowanie eksperymentów (DOE), raport A3, 5 x dlaczego, six sigma czy 8D. Dlatego często zdarza się, że owa wybrana ulubiona metoda wcale nie przystaje do problemu, który chcemy rozwiązać.

„Zarówno całe organizacje, jak i pojedynczy pracownicy wpadają w pułapkę używania tylko jednego głównego czy standardowego sposobu rozwiązywania każdego problemu” – mówi Art Smalley, światowej klasy ekspert ds. ciągłego doskonalenia i autor nowej książki poświęconej zarządzaniu w biznesie Cztery typy problemów i sposoby ich rozwiązywania. „Menedżerowie potrzebują lepszego ramowego modelu, gdy rozważają różne sytuacje problemowe i zastanawiają się, jakiego podejścia użyć. Problemy mają różną naturę zależną od sytuacji i wymagają różnych działań” – kontynuuje Smalley.

W swojej nowej książce Art Smalley przedstawia konkretny ramowy model czterech typów problemów oraz odpowiednich dla nich rozwiązań. Większość problemów pojawiających się w firmach daje się zakwalifikować do którejś z tych czterech kategorii problemów, a każda z nich wymaga innych procesów myślowych, innej cykliczności działań zarządczych i innych metod usprawniających.

Ramowy model czterech typów problemów i sposobów ich rozwiązywania przedstawia się następująco:

1. Usuwanie usterek – reaktywny proces szybkiego (i często tymczasowego) załatwiania problemu poprzez prędkie przywrócenie prawidłowej sytuacji lub dopasowanie sytuacji do oczywistych znanych standardów. Przynosi efekt natychmiast, jednak często nie pozwala na ustalenie przyczyn źródłowych problemu (np. w razie pożaru zabezpiecz mieszkańców, opatrz rany i ugaś pożar).
2. Eliminowanie odchylenia od standardu – ustrukturowany proces rozwiązywania problemów sięgający do przyczyny źródłowej poprzez zdefiniowanie problemu, ustalenie celu, analizę, ustalenie i wdrożenie środków zaradczych, kontrolę, ustalenie standardów i działania następcze (np. ugaś pożar, następnie ustal jego przyczynę, by zapobiec ponownemu pojawieniu się ognia).
3. Osiąganie nowego stanu docelowego – ciągłe doskonalenie (kaizen) wykraczające poza obecne poziomy wyników w celu osiągnięcia nowych lepszych standardów lub warunków (np. lepsze projekty, lepsze materiały budowlane i lepsze metody urządzania budynków, przy których wybuch pożaru i jego rozprzestrzenienie są znacznie mniej prawdopodobne).
4. Wprowadzanie innowacji – kreatywne i nieograniczone dążenie do realizacji wizji lub stanu idealnego prowadzące do radykalnych usprawnień, powstania nieoczekiwanych produktów, procesów i systemów lub wartości dla klienta przekraczających dotychczasowe standardy (np. a może opracować system, który wykryje pożar, zapobiegnie mu lub natychmiast zgasi ogień, zanim dojedzie do pożaru).

Każdy sposób rozwiązywania problemów ma w naturalny sposób swoje miejsce i czas. Nie dyskutujemy przecież ani nie analizujemy przyczyny źródłowej pożaru w momencie, gdy ogień trawi nasz dobytek i zagraża życiu. Najpierw go gasimy, a dopiero uporawszy się z nim, przechodzimy do następnej fazy. Dopiero wtedy jest czas na refleksję, dlaczego w ogóle do niego doszło i co zrobić, by sytuacja się nie powtórzyła.

Każdy typ problemu ma inną skalę trudności, wymaga innego systemu rozwiązania, innego zarządzania czasem i niezbędnymi działaniami. „Jeden rozmiar buta nie pasuje do wszystkich stóp; podobnie jeden typ rozwiązywania problemów nie będzie odpowiedni we wszystkich sytuacjach. Uczenie ludzi jedynie technik i narzędzi pozwoli zaledwie powierzchownie zgłębić tę kwestię” – podsumowuje Art Smalley.

W książce Cztery typy problemów i sposoby ich rozwiązywania czytelnicy znajdą odpowiedzi m.in. na następujące pytania:

• Jak przejść od szybkiego usuwania nieprawidłowości do metodycznego rozwiązywania problemów, które rozwija pracowników i buduje zaawansowaną kulturę ciągłego doskonalenia.
• Jakie są główne cztery typy problemów i w jaki sposób przystąpić do ich rozwiązywania. Te cztery typy problemów obejmują w zasadzie wszystkie rodzaje wyzwań, które napotykamy w praktyce prowadzenia biznesu, a Art ilustruje je przykładami zaczerpniętymi z rzeczywistych sytuacji.
• Jakie są atuty i ograniczenia każdego sposobu rozwiązywania problemów.
• Jakich metod użyć, by poprawnie zdefiniować każdy z typów problemów i zidentyfikować cel usprawnień.
• Jak szybko i w jakim cyklu należy podejmować działania w zależności od typu problemu.

Materiał został uzupełniony przeszło 60 ilustracjami obrazującymi treść książki.

Art Smalley jest ekspertem specjalizującym się w zagadnieniach przywództwa, rozwiązywania problemów i doskonalenia organizacji. W latach 80. XX pracował dla Toyota Motor Corporation (zakład silników Kamigo), a po dziesięciu latach spędzonych w Japonii powrócił do USA i przez pięć lat pracował w Donnelly Corporation jako dyrektor ds. Lean Manufacturing. W roku 1998 podjął pracę w McKinsey & Company, gdzie stał się jednym z czołowych ekspertów ds. Lean Manufacturing. W roku 2003 założył własną firmę Art of Lean, Inc. i obecnie poświęca czas na wspieranie takich firm jak Parker Hannifin, Delphi, Timken, Schlumberger, Gillette, Nexteer, Sandia National Laboratories, prywatne fundusze kapitałowe i wiele innych organizacji.