Controlling jest definiowany jako podsystem systemu zarządzania organizacją służący koordynacji procesów planowania, kontroli oraz informowania, co umożliwia sterowanie przedsiębiorstwem z punktu widzenia wyznaczonych celów (P. Szczepankowski 1998, s. 282). Można wyróżnić dwie odmiany controllingu: strategiczny i operacyjny. Pierwszy powiązany jest ze strategią zarządzania i zajmuje się kontrolą przyjmowanych celów oraz ich realizacji, zaś drugi z planami działania tworzonymi na podstawie celów, koordynacją ich realizacji oraz poziomem realizacji planów. Kryteriami odróżnienia są nie tylko parametr czasu, lecz także waga podejmowanych decyzji oraz wielkość firmy (P. Tyrała, B. Stęplewski 2003, s. 54).

Zadania

Controlling personalny jest stosowany w celu możliwie najlepszego wykorzystania pracowników oraz takiego ich kształtowania, aby uzyskać maksymalne korzyści dla przedsiębiorstwa. Wyróżnić można jego rolę informacyjną polegającą na zbieraniu i opracowywaniu informacji personalnych, a także sterującą związaną z koordynacją i kontrolą systemu (Z. Sekuła 1999, s. 55). Do podstawowych cech controllingu personalnego zaliczyć należy (A. Pocztowski, J. Purgał-Popiela 2004, s. 179):

• traktowanie personelu jako istotnego składnika aktywów przedsiębiorstwa,
• traktowanie pracowników jako źródła konkurencyjności organizacji,
• odejście od postrzegania personelu jako wyłącznie źródła kosztów,
• scalanie strategii personalnej z ogólną strategią firmy,
• aktywne włączanie menedżerów liniowych w proces zarządzania personelem.

Szczególnymi obszarami zainteresowania controllingu personalnego są badania (Z. Sekuła 1999, s. 56):

• zależności pomiędzy strategią personalną a innymi strategiami organizacji,
• posiadanego przez firmę potencjału społecznego,
• posiadanych przez pracowników kwalifikacji pod kątem wykonywania obecnych i przewidywanych zadań,
• wpływu planów rozwojowych organizacji na zmianę wymagań w zakresie kwalifikacji zawodowych pracowników,
• zdolności systemu personalnego oraz stosowanych czynników motywacji do pobudzania oczekiwanego poziomu zaangażowania pracowników,
• prawidłowości decyzji dotyczących polityki personalnej podnoszących koszty zatrudnienia,
• dopasowania personelu do potrzeb firmy,
• reakcji pracowników na zmiany w systemie personalnym,
• kultury organizacyjnej,
• prawidłowości przyjęcia oraz poziomów mierników na każdym etapie zarządzania personelem.

Zastosowanie

Tak szeroko przyjęty zakres zainteresowania powoduje, że elementy controllingu personalnego obecne będą nie tylko w planowaniu, ocenie personelu, analizie kosztów pracy, ale także w doborze pracowników, doskonaleniu ich umiejętności, rozwoju zawodowym, BHP. W pełnym ujęciu mogą zostać nim objęte także stosunki pracy oraz mierzenie wydajności pracy.

W zależności od przyjętych przez kierownictwo celów dla podsystemu controllingu personalnego, może on zajmować w strukturze organizacyjnej pozycję sztabową lub liniową. Powierzenie controllerowi jedynie funkcji doradczych pozwala na zbieranie, analizowanie informacji oraz przygotowywanie decyzji, jednak ich podjęcie pozostawione jest każdorazowo zarządowi organizacji. Umieszczenie liniowe, daje znacznie większe możliwości decyzyjne oraz bliższe współdziałanie z innymi pionami. Trzecią formą jest stworzenie sztabowego komitetu controllingu oraz liniowych komórek w poszczególnych pionach (Z. Sekuła 2000, s. 370-374).

Controlling personalny stanowi podejście do zarządzania zasobami ludzkimi, w którym dochodzi do scalania czynności planistycznych, kontrolnych, koordynacyjnych i informacyjnych przedsiębiorstwa (strategia personalna jest scalana ze strategią ogólną przedsiębiorstwa). Dzięki niemu procesy kontrolne funkcji personalnej ukazywane są w sposób bardziej kompleksowy. Innymi słowy: Controlling personalny to system sterowania osiąganiem celów cząstkowych w poszczególnych obszarach zarządzania zasobami ludzkimi przedsiębiorstwa. System ten uwzględnia nadrzędne cele przedsiębiorstwa oraz występujące w działalności przedsiębiorstwa ograniczenia.

• strategiczny controlling personalny (posiada takie cechy, jak: długo- i średnioterminowość, oparcie na szansach i zagrożeniach w przyszłości, odniesienie do planowanych w przyszłości zasobów ludzkich, zatem celem tego controllingu jest kształtowanie wielkości i struktury zasobów ludzkich, optymalne wykorzystanie posiadanych zasobów oraz strategiczne sterowanie kosztami),
• operatywny controlling personalny (charakteryzuje się on krótkoterminowością, koncentracją na bieżącym zarządzaniu personelem oraz bazowaniem na istniejących zasobach ludzkich; celem tego controllingu jest np. wykrywanie „wąskich gardeł”,